TROGODIŠNJI PLAN RADA ODJELJENJA ZA JAVNI REGISTAR ZA PERIOD 2023–2025. GODINE

1)    Uvod

Odjeljenje za javni registar je izradilo trogodišnji plan rada za period 2023–2025. godine u skladu s odredbama člana 32. stav (4) Zakona o budžetu Brčko distrikta BiH („Službeni glasnik Brčko distrikta BiH“, broj 34/19) i člana 15. Pravilnika o sadržaju i metodologiji izrade, sistemu praćenja i nadzora provođenja strateških dokumenata i implementacionih dokumenata („Službeni glasnik Brčko distrikta BiH“, broj 46/20).

Trogodišnji plan rada Odjeljenja za javni registar sastoji od šest programa, od kojih jedan program operacionalizuje mjere iz Strategije razvoja Brčko distrikta BiH za period 2021–2027. godina, a ostalim programima razrađuju se aktivnosti iz nadležnosti Odjeljenja.

Odjeljenje za javni registar je nadležno za vođenje matične evidencije (matičnih knjiga rođenih, državljana, vjenčanih i umrlih), izdavanje izvoda na osnovu upisa u matične knjige i obavljanje zaključenja braka, vođenje upravnog i neupravnog postupka iz oblasti građanskih stanja, ovjere potpisa, prepisa i rukopisa, izdavanje ličnih dokumenata, održavanje i unapređivanje javnih registara i arhiva, održavanje katastra zemljišta i javnih registara, izdavanje izvoda iz registara, prijave i odjave prebivališta i boravišta građana, registraciju motornih vozila, obavljanje kancelarijskog poslovanja, izlaganje podataka o nekretninama i utvrđivanje prava na zemljištu i druge poslove iz nadležnosti Odjeljenja određene zakonom i drugim propisima.

Planirane programe rada Odjeljenje za javni registar će realizovati u okviru svoje organizacione strukture koju čine: Pododjeljenje za matičnu evidenciju, Pododjeljenje za lične dokumente, Pododjeljenje za katastarske knjige, Pododjeljenje za pisarnicu i zajedničke poslove i Služba za arhiv.

2)    Osvrt na aktivnosti/projekte realizovane godišnjim planom rada za prethodnu kalendarsku godinu

Odjeljenje za javni registar je tokom 2021. godine u kontinuitetu izvršavalo aktivnosti koje proizilaze iz nadležnosti. Pored toga Odjeljenje za javni registar je realizovalo i ciljeve koji su postavljeni programom rada za navedenu godinu, kao što su verifikacija podataka u elektronskoj evidenciji matičnih knjiga (35.036 upisa), izlučivanje bezvrijedne građe Pododjeljenja za lične dokumente (653 poveza, zahtjevi za produženje registracije i 138.000 zahtjeva za izdavanje lične karte), digitalizacija i vektorizacija katastarskih planova za KO Krepšić, skeniranje i georefernciranje gruntovnih planova i knjiga, raspisan tender za projekat komasacije KO Krepšić, utvrđeni rokovi čuvanja za predmete iz 2015. godine (32.072 predmeta), izlučeno bezvrijednog registraturskog materijala 68,5 m dužnih, organizovanje 3 izložbe, predstavljanje na Međunarodnom arhivističkom savjetovanju u Novom Sadu i potpisana dva protokola o saradnji s Arhivom Vojvodine i Nacionalnom univerzitetskom bibliotekom BiH.

3)    Kratak opis ključnih usmjerenja trogodišnjeg plana rada i provedenog procesa konsultacija

Odjeljenje za javni registar se u Strategiji razvoja Brčko distrikta BiH 2021–2027. godine spominje kao nosilac mjere iz strateškog cilja 1. Konkurentna privreda, skladno uklopljena u globalne razvojne trendove i lance vrijednosti, kao motor razvoja Brčko distrikta BiH; Prioritet 1.2 Razvoj poljoprivrede i ruralnih područja; mjera 1.2.2 poboljšanje zemljišne politike i konsolidacija zemljišta, Projekat 1.2.2.1; Projekat konsolidacije zemljišta, kod koje se kao koordinator provođenja cilja navodi Odjeljenje za poljoprivredu, šumarstvo i vodoprivredu, ali je izostala horizontalna komunikacija na nivou Odjeljenja zaduženih za provođenje navedenog cilja.

Ista situacija je i sa strateškim ciljem 2. Značajno unapređenje obrazovanja sporta i kulture, Prioritet 2.6 Otkup arhivske građe integrisanje arhivske djelatnosti u                      kulturno-obrazovni sistem i osnivanje JU Arhiv grada Brčko, mjera 2.6.2 Razvoj kulturno umjetničke tradicije kod koje se kao koordinator provođenja cilja navodi Odjeljenje za privredni razvoj, sport i kulturu.

Trogodišnji plan rada usmjeren je na efikasnije i kvalitetnije pružanje usluga građanima iz nadležnosti Odjeljenja, a koje se odnose na izdavanje isprava iz matičnih evidencija, izdavanje putnih isprava i pasoša, te registracija motornih vozila, pružanje terenskih usluga iz oblasti premjera na cijeloj teritoriji Brčko distrikta BiH, pravovremeno zaprimanje i dostavljanje pismena pravnih i fizičkih lica, obavljanje arhivske djelatnosti i ostale aktivnosti proistekle iz nadležnosti Odjeljenja i strateških dokumenata Vlade Brčko distrikta BiH.

4) Opis institucionalnih kapaciteta s analitičkim pregledom ključnih nedostataka i potreba nadležnih tijela u odnosu na planirane mjere (programe) za naredni godišnji period, preuzet iz trogodišnjeg plana rada

Odjeljenje za javni registar nije u potpunosti izvršio prijem zaposlenika prema organizacionom planu, također jedan broj zaposlenika je privremenim premještajem raspoređen u druge organe uprave, te se pojavljuje problem u organizovanju zaposlenika na izvršavanju redovnih radnih zadataka. Odjeljenje nije u potpunosti opremljeno neophodnom opremom (vozni park i softverska podrška).

Pored navedenog, Odjeljenje nema adekvatan prostor za smještaj Pododjeljenja za lične dokumente, Pododjeljenja za katastarske knjige i smještaj priručne arhive koja se nalazi u sklopu Pododjeljenja za pisarnicu i zajedničke poslove, dok zgrada u kojoj je smješten Arhiv nije dobila upotrebnu dozvolu nakon rekonstrukcije navedenog prostora.

5) Mogući problemi i rizici za realizaciju trogodišnjeg plana rada

Za realizaciju trogodišnjeg plana rada Odjeljenja za javni registar za 2023–2025. godinu moguće je identifikovati probleme i rizike koji se ogledaju u: smanjenju broja zaposlenih na neodređeno vrijeme (odlazak u penziju); nepravovremeno popunjavanje upražnjenih pozicija; rizik pravovremenog osiguranja budžetskih sredstava;formalno-pravna mogućnost zabrane rada u zgradi arhiva, s obzirom da nema upotrebnu dozvolu; pogoršanje epidemiološke situacije koja može spriječiti rad na terenu i sa strankama u predviđenom obimu; nestabilnost na svjetskom tržištu roba; horizontalna i vertikalna nekoordinacija između koordinatora i nosilaca mjera u različitim odjeljenjima Vlade Brčko distrikta BiH.