TROGODIŠNJI PLAN RADA ODJELA ZA JAVNI REGISTAR ZA RAZDOBLJE 2023–2025. GODINE

1)    Uvod

 

Odjel za javni registar je izradio trogodišnji plan rada za razdoblje 2023. – 2025. godine sukladno odredbama članka 32. stavka (4) Zakona o proračunu Brčko distrikta BiH („Službeni glasnik Brčko distrikta BiH“, broj: 34/19) i članka 15. Pravilnika o sadržaju i metodologiji izrade, sustavu praćenja i nadzora provođenja strateških dokumenata i implementacijskih dokumenata („Službeni glasnik Brčko distrikta BiH“, broj: 46/20).

Trogodišnji plan rada Odjela za javni registar sastoji od šest programa od kojih jedan program operacionalizira mjere iz Strategije razvoja Brčko distrikta BiH za razdoblje 2021.-2027. godina, a ostalim programima razrađuju se aktivnosti iz nadležnosti Odjela.

Odjel za javni registar je nadležno za vođenje matične evidencije (matičnih knjiga rođenih, državljana, vjenčanih i umrlih), izdavanje izvadaka na temelju upisa u matične knjige i obavljanje zaključenja braka, vođenje upravnog i neupravnog postupka iz područja građanskih stanja, ovjere potpisa, prepisa i rukopisa, izdavanje osobnih dokumenata, održavanje i unapređivanje javnih registara i arhiva, održavanje katastra zemljišta i javnih registara, izdavanje izvadaka iz registara, prijave i odjave prebivališta i boravišta građana, registraciju motornih vozila, obavljanje uredskog poslovanja, izlaganje podataka o nekretninama i utvrđivanje prava na zemljištu i druge poslove iz nadležnosti Odjela određene zakonom i drugim propisima.

Planirane programe rada Odjel za javni registar će realizirati u okviru svoje organizacijske strukture koju čine: Pododjeli za matičnu evidenciju, Pododjeli za osobna dokumenta, Pododjeli za katastarske knjige, Pododjeli za pisarnicu i zajedničke poslove i Služba za arhiv.

 

2)    Osvrt na aktivnosti / projekte realizirane godišnjim planom rada za prethodnu kalendarsku godinu

 

Odjel za javni registar je tijekom 2021. godine je u kontinuitetu izvršavalo aktivnosti koje proizlaze iz nadležnosti. Pored toga Odjel za javni registar je realiziralo i ciljeve koji su postavljeni programom rada za navedenu godinu, kao što su verifikacija podataka u elektronskoj evidenciji matičnih knjiga (35.036 upisa), izlučivanje bezvrijedne građe Pododjela za osobne dokumente (653 poveza, zahtjevi za produženje registracije i 138.000 zahtjeva za izdavanje osobne karte), digitalizacija i vektorizacija katastarskih planova za KO Krepšić, skeniranje i georeferniciranje gruntovnih planova i knjiga, raspisan tender za projekt komasacije KO Krepšić, utvrđeni rokovi čuvanja za predmete iz 2015. godine (32.072 predmeta), izlučeno bezvrijednog registraturnog materijala 68,5 m dužnih, organiziranje 3 izložbe, predstavljanje na Međunarodnom arhivističkom savjetovanju u Novom Sadu i potpisana dva protokola o suradnji s Arhivom Vojvodine i Nacionalnom sveučilišnom knjižnicom BiH.

  

3)    Kratak opis ključnih usmjerenja trogodišnjeg plana rada i provedenog procesa konsultacija

 

Odjel za javni registar se u strategiji razvoja Brčko distrikta BiH od 2021. – 2027. godine spominje se kao nositelj mjere iz strateškog cilja 1. Konkurentno gospodarstvo, sukladno uklopljeno u globalne razvojne trendove i lance vrijednosti, kao motor razvoja Brčko Distrikta BiH; Prioritet 1.2. Razvoj poljoprivrede i ruralnih područja; mjera 1.2.2. Poboljšanje zemljišne politike i konsolidacija zemljišta, projekt 1.2.2.1. Projekt konsolidacije zemljišta, kod koje se kao koordinator provođenja cilja navodi Odjel za poljoprivredu, šumarstvo i vodno gospodarstvo, ali je izostala horizontalna komunikacija na razini Odjela zaduženih za provođenje navedenog cilja.

Ista situacija je i sa strateškim ciljem 2. Značajno unapređenje obrazovanja športa i kulture, prioritet 2.6 Otkup arhivske građe integriranje arhivske djelatnosti u kulturno-obrazovni sustav i osnivanje JU „Arhiv grada Brčko“, mjera 2.6.2. Razvoj kulturno-umjetničke tradicije kod koje se kao koordinator provođenja cilja navodi Odjel za gospodarski razvitak, šport i kulturu.

Trogodišnji plan rada usmjeren je na učinkovitije i kvalitetnije pružanje usluga građanima iz nadležnosti Odjela, a koje se odnose na izdavanje isprava iz matičnih evidencija, izdavanje putnih isprava i putovnica, te registracija motornih vozila, pružanje terenskih usluga iz oblasti premjera na cijeloj teritoriji Brčko distrikta BiH, blagovremeno zaprimanje i dostavljanje pismena pravnih i fizičkih osoba, obavljanje arhivske djelatnosti i ostale aktivnosti proistekle iz nadležnosti Odjela i strateških dokumenata Vlade Brčko distrikta BiH.

4) Opis institucionalnih kapaciteta s analitičkim pregledom ključnih nedostataka i potreba nadležnih tijela u odnosu na planirane mjere (programe) za naredni godišnji period, preuzet iz trogodišnjeg plana rada

Odjel za javni registar nije u potpunosti izvršio prijem uposlenika prema organizacijskom planu, također jedan broj uposlenika je privremenim premještajem raspoređen u druga tijela uprave, te se pojavljuje problem u organiziranju uposlenika na izvršavanju redovitih radnih zadataka. Odjel nije u potpunosti opremljen nužnom opremom (vozni park i software-ska podrška).

Pored navedenog, Odjel nema adekvatan prostor za smještaj Pododjela za osobne dokumente, Pododjel za katastarske knjige i smještaj priručne arhive koja se nalazi u sklopu Pododjel za pisarnicu i zajedničke poslove, dok zgrada u kojoj je smješten Arhiv nije dobila upotrebnu dozvolu nakon rekonstrukcije navedenog prostora.

5) Mogući problemi i rizici za realizaciju trogodišnjeg plana rada

Za realizaciju trogodišnjeg plana rada Odjela za javni registar za 2023. – 2025. godinu moguće je identificirati probleme i rizike koji se ogledaju u: smanjenju broja uposlenih na neodređeno vrijeme (odlazak u mirovinu); neblagovremeno popunjavanje upražnjenih pozicija; rizik blagovremenog osiguranja proračunskih sredstava;formalno-pravna mogućnost zabrane rada u zgradi arhiva, obzirom da nema upotrebnu dozvolu; pogoršanje epidemiološke situacije koja može spriječiti rad na terenu i sa strankama u predviđenom opsegu; nestabilnost na svjetskom tržištu roba; horizontalna i vertikalna nekoordinacija između koordinatora i nositelja mjera u različitim Odjelima Vlade Brčko distrikta BiH.

Cijeli dokument možete vidjeti ovdje:

TROGODIŠNJI PLAN RADA ODJELA ZA JAVNI REGISTAR ZA RAZDOBLJE 2023–2025. GODINE